Aleksandra Pogorzelska

Planujesz wolne od pracy? – czyli o filozofii planowania urlopów i przestojów.

Dopiero rok się zaczął, a ja już piszę o urlopie. Dopiero z niego wróciłam, a już o nim myślę – bo mam zaplanowane kolejne przerwy. I choć teraz wzięłam się pracowicie do realizacji celów, myśl o odbytym urlopie, ale też o kolejnym przede mną, dodaje mi energii do działania.

Rok 2017 to kolejny rok,w którym zaplanowałam w swoim kalendarzu (tak, tak, mam już wpisane) dni, kiedy odpoczywam razem z rodziną. Kiedyś na swoim szkoleniu wybitny polski psycholog Wojciech Eichelberger pytał nas: „Czy macie już zaplanowane swoje wakacje?” Wówczas byłam bardzo zdziwiona – do tego czasu pozostało jeszcze dobrych 8 miesięcy i zawsze planowałam je jakoś spontanicznie. Z takiego spontanicznego działania wakacje zawsze wychodziły zbyt krótkie na odpoczynek, zbyt chaotyczne (bo w trakcie trzeba było jeszcze coś załatwić), by naprawdę odpocząć psychicznie. Gdy zauważyłam, że urlopy są bardziej wyczerpujące niż dodające energii,zaczęłam nad tym rozmyślać i szukać rozwiązania. Jako freelancer mam pracę nieregularną i często robiłam sobie usprawiedliwienia, że moja praca jest uzależniona od terminów moich klientów. I tak jest w biznesie – chcesz mieć zlecenie – musisz brać pod uwagę preferencje czasowe klientów. Popatrzyłam na sprawę z innej strony: ile ja sama potrzebuję wypoczynku i przestoju w pracy, aby być efektywną? Po jakim czasie i po ilu szkoleniach/coachingach jestem zmęczona, tracę koncentrację i uważność? Obserwowanie siebie i wyciąganie wniosków zajęło mi kilka lat. Często się zastanawiałam, czy moja „nieefektywność” w różnych momentach roku wiąże się z moim sposobem zarządzania czasem? W tamtym czasie wiele razy potknęłam się w relacjach z klientami: spóźniłam się na coaching dotyczący strategii, robiłam materiały na szkolenie w ostatniej chwili, lub nie byłam skoncentrowana, by dobrze podsumować wypowiedzi klientów. Zrozumiałam, że aby mieć dobrych i stałych klientów muszę ich traktować szczególnie: być zawsze na czas, być przygotowana oraz zapewnić im komfort robienia ze mną projektów. Zaczęłam więc od odpowiedzenia sobie na pytanie:„Jak efektywnie planować swój czas oraz czas klienta?”.Ustaliłam, że kiedy ja jestem wypoczęta i w pełni skoncentrowana na sprawie klienta, to wszystko idzie dobrze. Układam więc kalendarz tak,aby mieć czas zaplanować coaching czy szkolenie, przeprowadzić je i w razie potrzeby podsumować, zrobić notatki już w domu. Przedzielam pracę na wyjeździe dniami w domu,kiedy pracuję przy komputerze. Staram się mieć wolne weekendy na spędzenie czasu z rodziną. Wówczas mój telefon i komputer nie pracuje zawodowo od piątku po południu do poniedziałku rano. Dziś, każdy z moich obecnych, stałych klientów, bardzo ceni sobie moje zarządzanie czasem. Myślę, że czują się bezpieczni, kiedy mamy plan współpracy, ale też czas, kiedy od siebie odpoczywamy – każde z nas szanuje te przestoje. Jedną z większych satysfakcji w pracy psychologa biznesu jest obserwowanie, jak klient pod wpływem realizowanych wspólnie projektów (zaplanowanych terminów, trzymania się realizacji planów i zadań), sam zaczyna zmieniać sposób zarządzania czasem zarówno w sferze zawodowej, jak i osobistej. Jeden z moich klientów, kiedy dostrzegł, jak poprzez efektywne działania zmienia się jego firma, sam zaczął korzystać z czasu, by podróżować z rodziną mimo, iż kiedyś sądził, że tego wolnego czasu po prostu nie ma.

Z każdym z moich klientów (ale też partnerów od różnych projektów) zaraz na początku współpracy albo podpisuję umowę, albo po prostu umawiam się podsumowując to np. w krótkim mailu. Umowa zazwyczaj dotyczy tematyki spotkań, terminów, dodatkowego kontaktu, raportów czy innych spraw, które nadają naszej relacji profesjonalny kształt. Mój każdy klient wie już od pierwszego spotkania, jak zarządzam swoim czasem i kalendarzem, dlatego staramy się od razu wypracować wspólne terminy pracy. Kiedyś postrzegałam mówienie klientowi z góry o swojej dostępności jako zachowanie antysprzedażowe – ale dziś wiem, że jasne przedstawienie zasad współpracy i kontaktu powoduje, że moje współprace nie trwają 1 miesiąc tylko rok i więcej.Oczywiście na swojej drodze spotykam różnych klientów, którzy np. nie posiadają kalendarzy, lub chcą umawiać się tylko spontanicznie. Wtedy jest to kwestia ustalenia z samym sobą, czy taki styl pracy mi odpowiada. Ja zauważyłam, że aby osiągać realne efekty, za które biorę razem z klientem odpowiedzialność – potrzebuję ułożonego planu działania, łącznie z terminami. Wówczas klient wie, kiedy pracujemy, dostaje raporty i podsumowania z dotychczasowych etapów i planuje dalsze kroki. Zarządzenie projektem w czasie daje zarówno mi jak i klientowi bezpieczeństwo, poczucie wpływu na sytuację, ale przede wszystkim informację zwrotną: co się kiedy dzieje i co z czego wynika.

Kiedy zaczęłam 2-3 lata temu pracować nad swoim kalendarzem zawodowym zobaczyłam, że mam coraz więcej czasu na sprawy osobiste. Kiedy ustaliłam sobie, że moim priorytetem biznesowym są klienci, z którymi wiążę się na współpracę wielomiesięczną zobaczyłam, że znacznie zmieniły się moje finanse. Dziś podejmując współpracę z klientami prawie zawsze mam określone terminy, cele i zadania, a dzięki temu mogę z góry planować czas wolny, urlopy i przestoje. Każdy potrzebuje indywidualną ilość czasu, aby się zregenerować. Również ja szukałam odpowiedzi – jaki to powinien być czas? Bo wiemy, że dobrze jest spać 7-9 godzin by się regenerować, spożywać regularne posiłki, być aktywnym fizycznie przynajmniej kilka razy w tygodniu po 30 minut. Natomiast każdy z nas ma swój określony rytm organizmu. Jak go poznać? Jeśli pozwolimy sobie na czas, aby się w niego wsłuchać, to z pewnością uzyskamy odpowiedź. Po wnikliwej obserwacji siebie stwierdziłam, że moje wakacje letnie muszą trwać 4-5 tygodni ciągiem, a w roku potrzebuję 3-5 przerw po 10 dni. Kiedy mam normalny cykl pracy, to pracuję w systemie np. 2-3 dni na wyjeździe u klientów, 2-3 dni praca w domu od 8:00-14:00. Jeśli zdarza mi się czasami praca ciągiem kilka dni, to dbam o to, aby kolejne dni byłyzupełnie luźne (czytam lub słucham książki). Wiele razy, we wczesnych latach mojej pracy, doświadczyłam wyczerpania organizmu i braku możliwości szybkiej regeneracji. To automatycznie przekładało się na jakość mojej pracy z klientem. Dziś wiem jak ważne jest zagospodarowanie czasu dla klienta tak, aby w ciągu 2-3 dni w miesiącu wykonać z nim efektywną pracę. Powiem Tobie, że cieszę się na Nowy Rok 2017. Współpracuję z klientami w konkretnych ramach projektów i po urlopie świąteczno-noworocznym mam dużo energii na kolejne wyzwania, ale mam też zaplanowane urlopy i przestoje, co daje mi dużą motywację do pracy tu i teraz. Myśl o wakacjach jest motywująca z różnych powodów – nasz organizm przyzwyczaja się do tego, że będzie miał wolne, a nasz umysł jest w stanie pracować o wiele efektywniej w oczekiwaniu na realną przerwę. Urlop, to okazja do nie myślenia o niczym z obszaru zawodowego (jeśli uprzednio sobie wszystko ułożę i przygotuję siebie i swoich klientów). Zawsze informuję wszystkich, z którymi aktualnie współpracuję o moich urlopach i przestojach. Coraz częściej doświadczam sytuacji, że ludzie myślą, iż celowo nie odbieram telefonu od nich, bo przecież przyjęte jest obecnie, że człowiek ma telefon cały czas przy sobie. Jestem z pokolenia, które Internet poznało dopiero w wieku 21  lat, a zasada trzymania przy sobie telefonu jest mi obca. Rozpoczynając urlop włączam autorespondera na poczcie mailowej informującego o długości mojego urlopu. Dziś już bardzo rzadko zdarza się, żeby stały klient zadzwonił do mnie podczas urlopu – właściwie od 2 lat to się nie zdarzyło. Przed urlopem załatwiam wszystkie sprawy pilne i ważne, planuję kolejne zadania po urlopie (tak, aby po urlopie, przez 3 dni nie przypominać sobie co miałam zrobić lub kontynuować). W ten sposób obniżam poziom stresu pourlopowego, kiedy często nie wiemy w co włożyć ręce. W tym roku tak ułożyłam sprawy, że po urlopieświątecznym mam jeszcze kilka dni w domu, aby spokojnie się rozpędzić do pracy.

Aż wreszcie znowu następuje wyczekiwany urlop. Nic mi nie zalega (bo załatwiłamwszystko wcześniej), nic mnie nie stresuje (bo zostawiłam plan działań po urlopie na biurku). Wyłączam komputer, wyciszam telefon. Dziś już potrafię tak nieprzerwanie przez wiele dni po prostu być sama ze sobą, z mężem, z dziećmi, podróżować lub leniuchować, robić coś, na co mamy ochotę i nie myśleć o pracy (którą bardzo lubię – ale kiedy pracuję).

Życzę Wam, abyście w tym Nowym Roku znaleźli swój sposób na urlopy i przestoje. Pamiętajcie proszę, że odpoczynek jest równie ważny jak praca. A jeśli chcecie być specjalistami w swojej branży, to równowaga pracowo-urlopowa jest najlepszym sposobem na bycie efektywnym przez całe życie.